Consignação e trunk stock: como controlar o estoque que não é seu
No centro cirúrgico, boa parte do insumo de alto valor não pertence ao hospital até o momento em que é usado. Esse modelo resolve o problema de capital, mas transfere o problema do controle. Este guia explica como funciona, por que o controle se perde e o que é preciso para organizá-lo.
O que é o estoque em consignação
Na consignação, o fornecedor deixa estoque fisicamente no hospital, mas mantém a propriedade. O hospital não o comprou: ele o tem disponível. A venda ocorre apenas no momento em que o insumo é usado em um paciente, e o fornecedor fatura contra esse consumo.
O modelo existe porque o insumo de centro cirúrgico é caro, tem muitas variantes e não pode ser previsto com exatidão. Uma angioplastia pode exigir qualquer diâmetro e qualquer comprimento de stent. Comprar o sortimento completo antecipadamente imobilizaria um capital que nenhum hospital quer imobilizar.
O resultado é um estoque que está no hospital, é usado pela equipe clínica, é reposto pelo fornecedor e não aparece na contabilidade de nenhum dos dois com precisão suficiente.
Trunk stock e comodato: as outras formas do estoque alheio
O trunk stock é o estoque que o representante do fornecedor transporta consigo e leva ao procedimento. O nome vem do seu lugar habitual: o porta malas do carro. Não está no almoxarifado, não está no sistema e aparece no centro cirúrgico no dia da cirurgia.
O comodato é o instrumental ou o kit entregue para um caso específico e devolvido depois. É comum em ortopedia, onde uma cirurgia pode exigir várias bandejas de tamanhos que voltam ao fornecedor quase completas.
- Consignação: estoque do fornecedor, guardado no hospital, disponível de forma permanente
- Trunk stock: estoque do fornecedor, transportado pelo representante, presente apenas durante o caso
- Comodato: instrumental ou kit entregue para um procedimento e devolvido depois
- Compra direta: estoque do hospital, adquirido antecipadamente
As três primeiras modalidades compartilham o mesmo ponto cego: o hospital usa um produto que não está no seu estoque e o fornecedor não vê o que acontece com um produto que continua sendo seu.
Por que o controle se perde
A perda de controle não vem de má fé, vem do momento do registro. O insumo é aberto no meio de um procedimento, quando a prioridade da equipe é o paciente. O registro é feito depois, em papel, de memória ou em uma planilha que alguém preenche no fim do plantão.
A partir daí, cada ator constrói sua própria versão da verdade. O hospital anota o que acredita ter usado. O representante conta o que encontra quando visita. O sistema do fornecedor reflete o que foi faturado. Os três números raramente coincidem.
- O consumo é registrado tarde e de forma incompleta
- A contagem depende da visita do representante, que ocorre a cada várias semanas
- A validade não é vigiada por ninguém, porque não é de ninguém até ser usada
- As diferenças aparecem na conciliação, quando já não podem ser reconstruídas
- A reposição é disparada por percepção e não por consumo real
Quanto custa a cada parte
Para o hospital, o custo é operacional e clínico antes de ser financeiro. Um insumo que se acreditava disponível e não está obriga a mudar de técnica ou a suspender. Um consumo mal registrado é faturado errado ou não é faturado. E o espaço ocupado pelo estoque em consignação é espaço de centro cirúrgico.
Para o fornecedor, o custo é direto. Cada unidade em consignação é capital imobilizado em um lugar onde ele não consegue vê la. Cada unidade que vence é uma perda completa, não um desconto. E cada hora que um representante dedica a contar caixas é uma hora que não dedica a vender.
Como se controla
O princípio é simples e difícil de implantar: o consumo precisa ficar registrado no ponto de uso, no momento do uso, sem acrescentar uma tarefa à equipe clínica.
Quando o registro é automático, o resto se organiza sozinho. A reposição deixa de ser estimada e passa a ser disparada por consumo. A conciliação deixa de ser um exercício de arqueologia e passa a ser uma consulta. E a validade é antecipada, porque o sistema sabe qual lote existe e quando ele vence.
- Identificar por unidade, não por referência: lote, série e validade de cada peça
- Capturar a retirada no ponto de uso, com o armário ou o leitor, não com um formulário
- Dar visibilidade compartilhada: o fornecedor deve ver o próprio estoque sem precisar ir contá lo
- Disparar a reposição por consumo real e não pela agenda da visita
- Fechar o ciclo com o ERP: o mesmo evento que baixa o estoque gera o lastro do faturamento
Indicadores que convém medir
Um programa de consignação organizado se reconhece por poucos números. Se não estão sendo medidos, o mais provável é que o controle siga sendo declarativo.
- Acurácia de estoque: diferença entre o que o sistema diz e o que existe na contagem
- Dias de estoque em consignação por serviço e por fornecedor
- Unidades vencidas e seu valor, separadas das perdas por dano
- Tempo entre o consumo e seu faturamento
- Giro por referência, para detectar o estoque que nunca é usado
Perguntas frequentes
De quem é o estoque em consignação?
Do fornecedor, até o momento do consumo. O hospital o guarda e o utiliza, mas a propriedade se transfere apenas quando o insumo é aplicado em um paciente, que é também o momento em que nasce a obrigação de pagamento.
Quem assume a perda quando um produto vence?
Na maioria dos contratos, o fornecedor, porque o produto continuava sendo seu. Por isso o controle de validade é um interesse direto do fornecedor e não apenas do hospital, e é o argumento mais fácil para justificar visibilidade compartilhada.
Qual é a diferença entre consignação e trunk stock?
A localização e a permanência. A consignação fica guardada no hospital de forma estável. O trunk stock viaja com o representante e só está presente durante o procedimento, o que o torna mais difícil de registrar e mais fácil de perder.
Como se fatura o consumo em consignação?
Contra o uso. O fornecedor emite a fatura a partir do relatório de consumo do hospital, portanto a qualidade dessa fatura depende inteiramente da qualidade do registro. Um consumo mal capturado se transforma em uma divergência comercial semanas depois.
É possível controlar sem que o fornecedor entre no centro cirúrgico?
Sim, e esse é justamente o objetivo. Quando a retirada fica registrada de forma automática, o fornecedor acessa o estado do seu estoque remotamente e a visita é reservada para o que precisa de presença, em vez de ser gasta em contagem.
Continue lendo
Rastreabilidade de dispositivos médicos: UDI e GS1
Como se compõe o código UDI, o que são GTIN e os identificadores de aplicação GS1, em que rastreabilidade difere de inventário e o que a regulação exige.
Rupturas de estoque e vencimentos no hospital
Como surgem as rupturas e os vencimentos, por que ajustar o estoque de segurança não resolve, quais indicadores medir e quais mecanismos reduzem os dois custos.