Consignación y trunk stock: cómo controlar el inventario que no es suyo
En pabellón, buena parte del insumo de alto valor no pertenece al hospital hasta el momento en que se usa. Ese modelo resuelve el problema de capital, pero traslada el problema del control. Esta guía explica cómo funciona, por qué se descontrola y qué se necesita para ordenarlo.
Qué es el inventario en consignación
En consignación, el proveedor deja stock físicamente en el hospital, pero conserva la propiedad. El hospital no lo compró: lo tiene disponible. La venta ocurre recién en el momento en que el insumo se usa en un paciente, y el proveedor factura contra ese consumo.
El modelo existe porque el insumo de pabellón es caro, tiene muchas variantes y no se puede predecir con exactitud cuál se va a necesitar. Una angioplastia puede requerir cualquier diámetro y cualquier largo de stent. Comprar el surtido completo por adelantado inmovilizaría un capital que ningún hospital quiere inmovilizar.
El resultado es un inventario que está en el hospital, lo usa el equipo clínico, lo repone el proveedor y no aparece en la contabilidad de ninguno de los dos con la precisión suficiente.
Trunk stock y préstamo: las otras formas del inventario ajeno
El trunk stock es el stock que el representante del proveedor transporta consigo y lleva al procedimiento. El nombre viene de su lugar habitual: el maletero del auto. No está en bodega, no está en el sistema y aparece en pabellón el día de la cirugía.
El préstamo es el instrumental o el set que se entrega para un caso específico y se devuelve después. Es habitual en traumatología, donde una cirugía puede requerir varias bandejas de tallas que vuelven al proveedor casi completas.
- Consignación: stock del proveedor, guardado en el hospital, disponible de forma permanente
- Trunk stock: stock del proveedor, transportado por el representante, presente solo durante el caso
- Préstamo: instrumental o set entregado para un procedimiento y devuelto después
- Compra directa: stock del hospital, adquirido por adelantado
Las tres primeras modalidades comparten el mismo punto ciego: el hospital usa un producto que no está en su inventario y el proveedor no ve lo que ocurre con un producto que sigue siendo suyo.
Por qué se descontrola
El descontrol no viene de la mala fe, viene del momento del registro. El insumo se abre en medio de un procedimiento, cuando la prioridad del equipo es el paciente. El registro se hace después, en papel, de memoria o en una planilla que alguien completa al final del turno.
A partir de ahí, cada actor construye su propia versión de la verdad. El hospital anota lo que cree que usó. El representante cuenta lo que encuentra cuando visita. El sistema del proveedor refleja lo que se facturó. Las tres cifras rara vez coinciden.
- El consumo se registra tarde y de forma incompleta
- El conteo depende de la visita del representante, que ocurre cada varias semanas
- El vencimiento no lo vigila nadie, porque no es de nadie hasta que se usa
- Las diferencias se descubren en la conciliación, cuando ya no se pueden reconstruir
- La reposición se dispara por percepción y no por consumo real
Qué le cuesta a cada parte
Para el hospital, el costo es operacional y clínico antes que financiero. Un insumo que se creía disponible y no está obliga a cambiar de técnica o a suspender. Un consumo mal registrado se factura mal o no se factura. Y el espacio que ocupa el stock en consignación es espacio de pabellón.
Para el proveedor, el costo es directo. Cada unidad en consignación es capital inmovilizado en un lugar donde no puede verlo. Cada unidad que vence es una pérdida completa, no un descuento. Y cada hora que un representante dedica a contar cajas es una hora que no dedica a vender.
Cómo se controla
El principio es simple y difícil de implementar: el consumo tiene que quedar registrado en el punto de uso, en el momento del uso, sin sumarle una tarea al equipo clínico.
Cuando el registro es automático, el resto se ordena solo. La reposición deja de estimarse y pasa a dispararse por consumo. La conciliación deja de ser un ejercicio de arqueología y pasa a ser una consulta. Y el vencimiento se anticipa, porque el sistema sabe qué lote hay y cuándo caduca.
- Identificar por unidad, no por referencia: lote, serie y vencimiento de cada pieza
- Capturar el retiro en el punto de uso, con el gabinete o el lector, no con un formulario
- Dar visibilidad compartida: el proveedor debe ver su propio stock sin tener que ir a contarlo
- Disparar la reposición por consumo real y no por la agenda de la visita
- Cerrar el ciclo con el ERP: el mismo evento que descuenta el stock genera el respaldo de la facturación
Indicadores que conviene medir
Un programa de consignación ordenado se reconoce por unos pocos números. Si no se están midiendo, lo más probable es que el control siga siendo declarativo.
- Exactitud de inventario: diferencia entre lo que el sistema dice y lo que hay al contar
- Días de inventario en consignación por servicio y por proveedor
- Unidades vencidas y su valor, separadas de las mermas por daño
- Tiempo entre el consumo y su facturación
- Rotación por referencia, para detectar el stock que nunca se usa
Preguntas frecuentes
¿De quién es el inventario en consignación?
Del proveedor, hasta el momento del consumo. El hospital lo custodia y lo usa, pero la propiedad se transfiere recién cuando el insumo se aplica en un paciente, que es también el momento en que nace la obligación de pago.
¿Quién asume la pérdida cuando un producto vence?
En la mayoría de los contratos, el proveedor, porque el producto seguía siendo suyo. Por eso el control de vencimientos es un interés directo del proveedor y no solo del hospital, y es el argumento más fácil para justificar visibilidad compartida.
¿Cuál es la diferencia entre consignación y trunk stock?
La ubicación y la permanencia. La consignación está guardada en el hospital de forma estable. El trunk stock viaja con el representante y solo está presente durante el procedimiento, lo que lo hace más difícil de registrar y más fácil de perder.
¿Cómo se factura el consumo en consignación?
Contra el uso. El proveedor emite la factura a partir del reporte de consumo del hospital, por lo que la calidad de esa factura depende por completo de la calidad del registro. Un consumo mal capturado se convierte en una diferencia comercial semanas después.
¿Se puede controlar sin que el proveedor entre al pabellón?
Sí, y es justamente el objetivo. Cuando el retiro queda registrado de forma automática, el proveedor accede al estado de su stock de manera remota y la visita se reserva para lo que necesita presencia, en vez de gastarse en contar.
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